Как же планировать свое время? Начните активно использовать календарь в своем смартфоне. Лично у меня все планирование происходит именно там.
Она поможет вам стабильно быть вовремя и держать свое слово.
Что важно учитывать при планировании:
1. Если у вас запланировано мероприятие, например фотосессия или встреча с клиентами – укажите в описании все ключевые моменты встречи: имена, телефоны, место, если есть еще что-то важно для вас или для клиента – укажите и это.
2. Все договоренности привязывайте к конкретному делу и времени. Даже если по окончании разговора вы определились на «давайте в пятницу созвонимся и решим», то поставьте себе это дело как напоминание на пятницу, чтобы не забыть.
3. Для того, чтобы разделять эти дела я использую разные цвета. Для рабочих вопросов один цвет, для заданий ретушеру – другой цвет, для домашний дел – третий и так далее. В стандартном календаре смартфонов на базе iOs и Android есть любые цвета.
4. Планируя неделю обязательно выделяйте себе 2 дня для отдыха. Причем один из них должен быть «День-тюленя», когда Вы делаете только то, что хотите. Для себя. Этот день нужен, чтобы похвалить себя за прошедшую трудовую неделю. Даже если неделя не была особо успешной, но вы усердно работали – отдыхайте, перезагружайтесь, настраивайтесь. Хоть 4 дня подряд, если это в итоге будет идти вам на пользу. Главное планировать отдых осознанно.
5. Фиксируйте все важные планы и договоренности. При необходимости можете воспользоваться матрицей Эйзенхауера.
Матрица Эйзенхауера – техника планирования личного времени. Она подразумевает деление всех ваших запланированных дел на 4 категории:
1. Важные срочные (ВС) – 1—2 дела планируем ежедневно
2. Важные не срочные (ВНС) – остальное рабочее время занимаемся этим
3. Не важные срочные (НС) – делегируем, т.е. даем поручения другим сделать (например, отнести вещи в химчистку)
4. Не срочные не важные (НН) – не делаю вообще (например, просмотр сериала)
Десять минут ежедневно уделяйте составлению плана рабочего дня, исходя из 100% времени:
• Планирую 60% времени (рабочего)
• 20% рабочего времени – резерв на незапланированные действия
• 20% оставляем на спонтанные действия (творчество)
Например. Рабочее время – 9 часов:
• 1 важное срочное и 3 важные несрочных дела – 5 часов 24 минуты
• Неважные срочные перепоручаю
• Незапланированные – 1 час 48 минут
• Спонтанные действия – 1 час 48 минут
Таким образом, вы расставляете приоритеты в своем графике, на какие дела выделить больше времени, а на какие меньше. Вы сами решаете какие задачи выполнять самостоятельно, а какие делегировать. Если у вас оказался пустой день – значит самое время что-то замутить: может собрать команду для брейншторма и придумать новый проект, может анонсировать новое мероприятие, посетить мастер-класс и так далее. Используйте свое время эффективно.